作者：唐婕
为积极响应公司开展的“大调研”活动，作为行政事业部经理的我充分认识到此次活动的目的和意义所在。我也想通过活动，认真分析和归纳工作中的问题及经验，对行政事业部的工作进行一番认真盘点和梳理，进一步提升工作能力和水平，也是对本人工作的一种鞭策和激励。
行政事业部的主要职能是：行政管理，人力资源管理，制度流程建设，后勤保障，分公司、内部承包人的管理以及党务、工会等工作。
我的主要职责是负责部门行政人事管理、公司规章制度的制定和监督执行、人才储备、后勤事务等管理工作。在公司董事会的正确领导和公司各部门的大力支持，以及本部门同仁的共同努力下，行政事业部着重于公司发展大局，紧紧围绕公司的经营目标和工作任务，按照公司各项工作的部署，有效地保证行政工作落到实处。
行政事业部致力于做好公司董事会、各部门的后勤保障和服务工作。经过多年的磨练与洗礼，其综合能力、协调能力和执行力都有了进一步的提升。为了总结经验，继续发扬成绩和改进不足之处，下面我主要围绕工作职能职责的履行、上传下达，为董事会提供有价值的建议、人才储备、与各部门，法务的沟通协调、如何防范劳动纠纷等五个方面问题进行论述。
第一部分：职能职责的履行方面
一、集团管理制度修订
俗话说“无规矩不成方圆，无制度不成体系。”规章管理制度是公司内部管理的基础，是规范和指导员工行为的办法。只有制度规范真正做全、做细了，才能在管理过程中有法可依，保障公司的正常运营。作为集团公司，建立健全公司管理制度、完善公司管理体系是行政工作的重中之重。经过与董事会、相关部门的多次沟通和修改，结合公司的实际情况，行政事业部完成了《集团管理制度》的修订和完善。于今年7月，通过员工的集体表决，把重新制（修）定的，内容涵盖办公行为规范、文件管理、印章、证照管理、会议管理、车辆管理、办公用品管理、固定资产管理、招待费、礼品管理、员工聘用解聘管理、考勤管理、员工升降异动管理、培训管理、出差管理、保密管理等多项制度发布实施。这一系列制度不仅对员工的办公行为规范和工作中所涉及的事项进行了明文的规定，而且通过员工对它们的学习和了解，也有了更加清晰的认知并严格遵守之。制度的出台，使公司的行政工作管理起来更加科学、规范和严谨，在执行过程中我们还积极收取各部门意见和建议，与公司具体实际相结合，及时总结实践中的好与不好的规定，实时更新和维护制度，为老员工提供解释，为新员工的入职培训提供依据。
下一步将继续完善和规范公司管理制度中的薪酬管理和绩效管理。作为员工最为关心的话题，《薪酬管理制度》对员工的职位、职级、薪级进行了明确的规定，相应的岗位对应相应的薪级，职级的细化分类更是较好的体现了公司的人性化管理，既体现能者多得，又突出员工晋升发展的空间。同时对福利津贴、工龄工资的增加等进行详细的规定，对员工的切身利益和所关心的问题都全面关注和考虑，这样对提高员工的凝聚力和归属感将起到积极的作用。同时也将《绩效管理制度》纳入集团管理制度的重点。考核制度不仅能充分了解每个员工的工作情况，还能增强员工的执行力和工作积极主动性。随着公司的发展，公司在积极储备人才的同时也要严格考核员工综合素质、工作能力及表现，对工作积极、能力出众、为公司创造价值的人员给予奖励；对表现不佳、影响公司发展、损害公司利益的人员，实行淘汰机制；形成“能者上，平者让，庸者下”竞争机制，真正做到全面考核，发挥人才的最大能力价值。
另外，对各部门岗位职责、工作流程及管理制度也需进一步修订和完善，加强管理和规范标准。随着公司的发展和顺应形势的需要，各部门的工作管理制度也应与时俱进，不断完善和修订。行政事业部也应结合公司董事会领导对各部门工作的具体要求，积极配合各部门的管理制度建设，为制定制度提供优质意见和文字支持。
通过对公司制度的完善、修订，使每一位员工都明白自己在工作中应遵循的规定，使公司有一个良好的工作秩序，管理体系进入良性循环的目的。
最后，行政事业部还应清楚的认识到“制度的生命力在于执行”，要强化制度的执行力，加强制度执行的监督，追求制度执行的成效。
第二部分：上传下达，为董事会提供有价值的意见
行政事业部是上下联络和沟通的中间体，既要取信于上，又要取信于下。良好的沟通和有效的上传下达是做好行政管理工作的保证。深刻领会公司董事会领导的意图，对行政管理工作的要求，了解各部门对行政管理工作的意见和建议，努力用心做好对上沟通、平行沟通和对下沟通。
一、及时向董事会反应情况，反馈信息，搞好各部门间相互配合、综合协调工作，对各项工作和计划的督办与检查，在与各部门沟通中严格贯彻执行董事会决定，并收集整理各部门信息意见，向董事会汇报和提供有价值的信息。
二、实时传达董事会领导的工作部署，周例会、各类专题会议中董事会领导提出的意见和要求形成文件传达至公司员工；公司组织及参与的重要会议、活动及时拍摄图片、整理形成新闻稿件，上传公司网站并发布至各部门，保证公司相关信息的有效传达和贯彻。
三、积极主动了解和征求各部门对行政管理工作的期望和建议，对工作流程、制度建设、日常后勤服务等方方面面适时完善和优化。
第三部分：加强人才储备
根据公司现有经营战略及发展阶段对人员的需求，做好人才的储备和引进工作。我们主要采取专业招聘网站和内部推荐相结合的方式进行初步甄选，对符合招聘职位条件的人员，行政事业部和用人部门负责人、分管领导先后初试，报董事会后复试，进行三道把关。
首先行政事业部按照董事会人才部署的意见及公司发展需要确定人员需求，其次制定招聘计划，拟写岗位职责和任职条件，最后进行招聘。在筛选简历的过程中，首先应清楚所招聘岗位的职责，应聘者应具备的必要条件。同时主动与用人部门沟通，了解他们对招聘岗位的要求，及时反馈应聘人员投递简历的情况，考察应聘者既往工作经验和成就是否匹配所招聘的职位。对于技术性较强的职位，是否专业出身、是否具备必要的专业资质和资格证书尤为重要。
招聘工作的本质就是挖掘人才和引进人才，这是行政事业部正在和将来需长期进行的一项重要工作，在用好公司现有人才的基础上，加大人才的引进和培养，建立起动态的人才储备库，充分发挥每个岗位的重要职能，才能为公司创造效益、为公司开展新的项目提供坚实的人才保障。
对于公司人才招聘的原则，实行建设全日制大学本科以上学历、三年以上消防行业相关工作经历的高素质人才队伍。项目经理须持有一级建造师（机电）资格证，预算造价须持有一级造价师资格证，维保须持有一级注册消防工程师资格证，其他职位应按公司要求持有相关职业资格证书。
目前正值年中时期，招聘效果不如年初的“金二银三”，投递简历和符合招聘条件的人员明显减少。在此情况下，我们将拓宽现有招聘渠道，利用其它招聘平台积极搜索相关人才和邀请员工内部推荐的方式相结合，继续加强招聘工作。
第四部分：与各部门，法务的沟通协调
一、公司由各部门组成，部门间的沟通协作和团队配合对公司的发展的至关重要。在工作中做好相互配合，沟通协调，不仅能有效提高公司内部工作效率，还能建立良好的企业工作氛围和积极向上的精神面貌，是一个公司整体发展的动力趋向。只要我们在公司董事会的部署和目标的指引下齐心协力，把每个人的努力和智慧聚集起来，“心往一处想、劲往一处使”，就能实现公司“做大做强”的发展目标，谱写公司的新篇章。
二、衔接公司法律事务，积极维护公司权益。加强公司法律事务管理，建立健全公司内部法律保障体系,充分运用法律手段防范和化解经营风险。在公司平时法律事务承办和管理工作中，应保持高度警惕和严控态势，从各风险源头抓起，切实做好案件的防范。
在处理公司法律纠纷时，我们应积极衔接和配合律师顾问，有效应对、积极化解、妥善处理，使公司能主动运用法律武器最大限度地维护自身的权益。
第五部分：如何防范劳动纠纷
企业在经营过程中，无可避免地会有与劳动者因劳动的权利与义务发生纠纷的情况出现，而纠纷一般是由合同和侵权行为所造成，直接体现了劳资双方的利益冲突。
如何防范劳动纠纷？我认为一是要树立“先合同、后用工”的劳资观念。合同是通过“君子协定”的方式，将双方的权利和义务以契约的方式先期固定下来，是解决纠纷的最佳工具。因此，公司要严格按照《劳动合同法》的规定与劳动者订立劳动合同，严格合同内容、合同签署、用工管理和劳动合同管理的规范性，明确约定员工工作内容、工作时间、劳动保护、劳动条件和职业危害防护，在职培训、费用负担及服务期、竞业限制和保守商业秘密、补充保险和福利待遇、辞职、辞退、违约责任等条款。杜绝未签订劳动合同的现象，预防因违规而引发的劳动纠纷。
二是要严格依法保障员工的合法权益。公司自身要规范用工和建立完备的考勤休假制度，认真落实国家规定的员工带薪休假制度，避免发生劳动纠纷。要按规定为员工缴纳养老、医疗等社会保险，自觉承担职工工伤治疗费用及补偿等。确需与劳动者解除劳动关系的，须依《劳动合同法》的规定，履行好通知及经济补偿义务，保存好相关合法的证据。
三是行政事业部要加强公司《集团管理制度》公示和宣传，要求员工严格遵守。对员工违规行为进行处罚时，建立在合法、合规、理性、人性的基础上，既要避免激化劳资矛盾，又要有利于公司今后的管理和发展。
四是要构建有效防范劳动争议的内部机制。本着“事前预防为主、事中控制为要、事后补救为辅”的原则，一旦发生劳动纠纷，公司既可以从容应对，也可以最大限度地维护自身利益。行政事业部也有义务在公司内部创造有利的群体环境及和谐共事的工作气氛，畅通员工诉求及沟通渠道，真正了解员工的心声，促进相互交流。通过内部调解机制，尽量将劳动争议苗头扼杀在萌芽状态，维护公司利益至上。
行政管理工作涉及方方面面，以上五部分仅是行政事业部工作模块的一小部分的简述，要做好行政事业部的工作，我自己总结的就是三条：清晰职责，规范流程；加强沟通，用心服务；优化完善，持续改进。希望这“三句箴言”能一直勉励和鞭策自己，努力把工作做得更好。
总之，行政管理工作要以公司发展方向和利益为前提，要以公司董事会、员工为出发点，用专业的知识技能、认真负责的态度、用心沟通和服务，灵活的处理办法、满腔的热情去为公司做好保障工作。通过此次调研活动的开展，为行政管理工作提供了总结和经验，对持续提升行政管理水平奠定了一定的基础。也愿在今后的工作中，与公司共同卓越成长、再创辉煌！